备忘录是在外交实践中指国家间或外交代表机关之间使用的外交文书，实际上是一种口头通知或谈话记录。
备忘录用于说明某一问题在事实上或法律方面的细节，或明确外交会谈中的谈话内容；陈述、补充自己的观点或反驳对方的观点。
交涉中为使对方便于记忆谈话内容或避免误解，既可将谈话内容预先准备妥当，谈后面交对方，也可在事后送交。可作为照会的附件，也可单独使用。其郑重性仅次于照会。
备忘录用第三人称写成起首和结尾，不用致敬语，开头就叙述事实。
面交的备忘录无抬头和落款，也无编号，送交的有编号，但有发文日期、地点、说帖、非文件、工作文件，也属于备忘录 。